Prazos para guarda de documentos fiscais e trabalhistas. Entenda.

Essa pergunta é recorrente a cada ano que se inicia, notadamente na fase de digitalização que vivemos.

Documentos Fiscais, por regra, devem ser mantidos por 5 anos (art. 174 do CTN) exatamente o prazo pelo qual o Fisco pode cobrar tributos. Isso engloba até mesmo os documentos que comprovam despesas e custos.

Documentos Trabalhistas e Previdenciários, por sua vez, possuem a mesma prescrição de 5 anos (CF/88 art. 7, XXIX), porém podem ser descartados (os trabalhistas apenas como Termo de rescisão, pedido de demissão e aviso prévio) se após 2 anos não houver ingresso de demanda judicial. Contudo, Contrato de trabalho e livro ou ficha de registro dos empregados devem ser mantidos por até 30 anos.

Para todos os efeitos, os documentos acima podem, sem exceção, ser arquivados em meio digital, desde que obedecidas as regras específicas de conformidade (lei 13.874/2019 e do Decreto 10.278/2020).

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